As atividades de gestão de documentos do Tribunal de Justiça Militar do Estado de Minas Gerais (TJMMG) se iniciaram em julho de 2018 e foram regulamentadas pela Portaria Conjunta TJMMG n. 29 do mesmo ano, que instituiu a Força Tarefa para lidar com a imensa massa documental acumulada pela instituição, ao longo das suas oito décadas de história.
Apesar de orientadas pela Recomendação CNJ 37/2011, as atividades desenvolvidas pela força-tarefa estavam à frente de seu tempo. De tal forma que, com a chegada da Resolução CNJ n. 324 de 2020, que instituiu diretrizes e normas de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário, as atividades de gestão de documentos, até então realizadas, foram pouco ou quase nada modificadas para adequação à legislação vigente.
Alicerçado na resolução do CNJ, o Tribunal publicou, em 2022, a Resolução TJMMG n. 274 que instituiu a Política de Gestão Documental e de Gestão de Memória na Justiça Militar mineira.
Em 2023, foi publicada a Resolução TJMMG n. 292, que normatizou e tornou a Gestão Documental um setor diretamente ligado à Secretaria Especial da Presidência, de acordo com o organograma.
A Gestão Documental, atualmente, é formada por duas servidoras, uma delas coordenadora, dois assistentes de direção superior, um para área de arquivo e outro para as questões jurídicas, uma estagiária e dez auxiliares de arquivo.
Realizado com os documentos da área fim, o trabalho consiste na análise dos processos físicos, preenchimento de formulários, digitalização das peças principais e registro dos metadados no sistema TJM-Arq. A triagem identifica os processos de guarda provisória, intermediária e permanente, que são higienizados, remontados e, depois, devolvidos ao acervo. Além disso, também indica os processos passíveis de eliminação para construção e publicação de editais de eliminação de documentos.
Além de suas atividades de rotina no tratamento arquivístico, a Unidade de Gestão Documental (UGD) faz empréstimos dos autos para o público interno, atende visitantes e pesquisadores afetos ao tema, elabora e revisa as normas de gestão, guarda e preservação dos documentos produzidos pelo Tribunal, bem como orienta as unidades organizacionais sobre a gestão de documentos produzidos e recebidos, qualquer que seja o suporte da informação, em conformidade com procedimentos e normas vigentes.
Na busca por atender os princípios da administração pública, para ser transparente e acessível, a UGD publica instrumentos e seus resultados anuais, além dos “Relatos Ilustrados”, casos judiciais que fornecem informações extremamente relevantes e que, por isso, recebem tratamento de caráter museológico, permanecendo sob a guarda do arquivo da instituição em local especial para tal documentação.
Essa trajetória une gestão, inovação e memória, consolidando os valores e princípios do Tribunal e projetando-os para o futuro.