O Tribunal de Justiça Militar do Estado de Minas Gerais (TJMMG) apresenta mais uma edição do projeto “Por Dentro da Justiça Militar”, que mostra os bastidores do edifício-sede e o trabalho realizado na Justiça Militar mineira. Desta vez, o destaque é o departamento de Gestão Documental do Tribunal.
Ao longo dos últimos anos, esse setor passou por significativas reformas e melhorias, resultado de um esforço contínuo para aperfeiçoar os processos internos e garantir que a informação esteja sempre acessível, íntegra e preservada ao longo do tempo.
A gestão de documentos envolve um conjunto de procedimentos técnicos e administrativos relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e eliminação dos documentos institucionais. Essa cadeia de ações é essencial para assegurar que cada etapa do ciclo de vida documental seja conduzida com responsabilidade, transparência e segurança. A iniciativa permitiu não apenas a consulta eficiente, mas também a preservação do patrimônio documental da Justiça Militar mineira.
Atento às exigências contemporâneas e ao avanço das tecnologias da informação, o TJMMG tem investido em melhorias significativas nas salas destinadas ao arquivo e no sistema de armazenamento dos documentos. As reformas estruturais e a reorganização dos espaços físicos foram acompanhadas por uma atuação técnica criteriosa, voltada para o acondicionamento adequado dos documentos, muitos deles com décadas de existência e valor histórico inestimável. Já foram restaurados e devidamente conservados mais de 170 feitos com relevante significado histórico, reafirmando o compromisso do Tribunal com a preservação da sua própria história institucional e do contexto jurídico-militar de Minas Gerais.
Além da atenção aos aspectos materiais, a Gestão Documental também exerce uma função pedagógica e de apoio interno. Uma rede de orientação foi estruturada para capacitar os colaboradores na manipulação correta dos documentos, promovendo a conscientização sobre a importância do cuidado com o acervo e o uso apropriado dos equipamentos disponíveis. Esse trabalho contínuo de formação contribui para a adoção de boas práticas arquivísticas, refletindo diretamente na qualidade da documentação produzida e mantida pela instituição.
Os resultados desse esforço coletivo já são visíveis e mensuráveis. O departamento realizou o resgate de aproximadamente 80 mil registros, recuperando histórias e documentos de grande valor institucional. Atualmente, cerca de 10 mil autos estão em análise, em diferentes fases de tramitação, com foco na revisão, no controle e na agilidade dos processos. Mais de 2 mil autos foram lançados no sistema informatizado, o que representa um avanço substancial na modernização e no acesso às informações. Também foram preenchidos mais de 6 mil formulários, etapa fundamental para a organização e a categorização correta dos registros, e diversos feitos em tramitação foram digitalizados, proporcionando mais segurança, facilidade de consulta e economia de espaço físico. Além disso, mais de 7 mil autos foram remontados, garantindo a integridade dos processos e a continuidade de sua tramitação conforme os padrões estabelecidos.
Cada uma dessas iniciativas integra um plano mais amplo de valorização da Gestão Documental como instrumento de fortalecimento institucional, preservação da memória e modernização dos serviços prestados. A digitalização progressiva dos processos, aliada à preservação dos documentos físicos de valor histórico, demonstra um equilíbrio entre inovação e respeito à história.
Texto: Giovanna Ribeiro
Edição: Tatiana Reis
Ascom/TJMMG