Conheça o trabalho de gestão documental na Justiça Militar
O Tribunal de Justiça Militar de Minas Gerais vem aprimorando o trabalho de tratamento e restauração dos feitos de guarda permanente e o descarte para aqueles que já cumpriram a temporalidade para eliminação. Essa é uma das missões prioritárias da gestão documental do órgão, cujas atividades de tratamento de documentos judiciais estão sendo desenvolvidas desde o ano de 2018 quando, em 17/12/2018, foi publicada a Portaria n. 29 que dispõe sobre a força-tarefa para o trabalho de gestão documental no âmbito da Justiça Militar do Estado de Minas Gerais.
A gestão de documentos possibilita o armazenamento seguro dos arquivos de uma instituição. É uma maneira prática de conservar a integridade física dos documentos, tornando-se uma ferramenta administrativa eficiente e viável que pode agilizar os processos organizacionais. Atualmente, a força-tarefa conta com 11 colaboradores engajados nas atividades da gestão documental do TJMMG.
A atenção no gerenciamento de documentos garante a conservação adequada do arquivo da instituição e, consequentemente, das informações que esses documentos contêm. Para isso, o arquivo fica armazenado em um local adequado, o que evita sua exposição a problemas como mofo, umidade, ataque de pragas, incêndios, enchentes e até perda de partes do documento.
Principais realizações
Todos os documentos judiciais relativos ao período do Estado Novo (1937 – 1946) já foram restaurados e catalogados. Houve também o tratamento dos processos até o ano de 1963.
O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – PCTT aprovado pelo TJMMG determina que os Inquéritos Policiais Militares podem ser descartados após 20 anos de guarda. Todos os IPMs até o ano de 1997 já foram disponibilizados para fragmentação.
Começou-se o ano de 2021 com a marca de 1,5 toneladas de papel doados para reciclagem, oriundo dos 1620 feitos eliminados até o momento, com a publicação de 05 editais de descarte.
Houve a organização de 35.000 feitos em ordem cronológica, remanejando 40.000 caixas do arquivo, contando atualmente com uma forma simplificada de busca.
O edital n. 05/2021 foi publicado com 420 processos cíveis para eliminação, relativo aos anos de 2005 e 2006. O próximo edital com processos cíveis será tratado os processos dos anos de 2007, 2008, 2009 e 2010. Com estas ações o TJM eliminará todos os processos físicos cíveis até o final de 2021.
Secom/ TJMMG