“Cartilha de fragmentação” ganha nova edição revisada e atualizada

O Tribunal de Justiça Militar do Estado de Minas Gerais mantém em seu site, desde 2022, uma cartilha disponível a todos os servidores com orientação sobre como fazer o correto descarte de papeis que não são documentos públicos, especialmente aqueles que podem ter algum dado sensível, como nomes e endereços. Este ano a chamada “Cartilha de fragmentação” ganhou uma nova edição revisada e atualizada, e desde o início de maio está disponível para consulta.

No âmbito do TJMMG, os documentos públicos são eliminados após criteriosa avaliação e respeitados os prazos legais de guarda, que não permitem a eliminação indiscriminada. Mas nem tudo que circula dentro de um órgão é documento público, e exatamente para esclarecer como deve ser feito o correto descarte destes outros papéis é que o Tribunal disponibiliza a “Cartilha de fragmentação”, material com linguagem acessível e didática para orientação e consulta dos servidores, e para conhecimento do público em geral interessado no tema.

Segundo a cartilha, a Gestão Documental cederá a fragmentadora para que uma pessoa designada pelo setor solicitante do Tribunal proceda à eliminação de papéis que não são documentos, como impressões para leitura ou impressões erradas, rascunhos sem assinatura, etc. Porém, nesta nova edição foram acrescidos mais detalhes sobre como fazer a descaracterização de um documento, de forma que este procedimento esteja em consonância com o preconiza normativos que vão desde o Código Penal até a Lei de Acesso à Informação (LAI) e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

“A necessidade de adequação surgiu em função dos inúmeros pedidos de outros setores para que papéis fossem fragmentados, e a atualização foi necessária para frisar a importância da responsabilidade jurídica de se fragmentar documentos públicos. Dessa forma, foram acrescentadas novas páginas para que todos tomassem conhecimento da legislação vigente a respeito da eliminação de documentos, e, no caso de papéis, a forma correta de fragmentá-los”, detalha Larissa Reis Frossard, coordenadora do setor de Gestão Documental do TJMMG. “Independente de ser documento público ou mero papel, os dados pessoais e sensíveis precisam ser protegidos em consonância com a LAI e a LGPD. Dessa forma, entendemos que a atualização da cartilha a torna mais completa e didática para quem não tem conhecimento sobre o tema”, completa.

A cartilha também faz a orientação sobre o correto uso da máquina fragmentadora, oferece noções sobre como separar o material a ser fragmentado por tipo, a retirada de clipes e grampos, a quantidade de papeis que pode ser fragmentada (no máximo 15 folhas por vez), e o sentido que a folha deve ser inserida no equipamento, a fim de que o documento seja, de fato, descaracterizado. Também esclarece sobre como deve ser feito o acondicionamento do material fragmentado até o envio para local destinado à reciclagem, em consonância com o sistema de coleta seletiva que foi instituído pela Comissão Gestora do Plano de Logística Sustentável do TJMMG.

A “Cartilha de fragmentação” está disponível na seção da Gestão Documental no portal do TJMMG, dentro da pasta “Instrumentos”. E também pode ser acessada aqui.

Texto: Esperança Barros (Secom/TJMMG)